Trick or Trip -参加人数と参加費用について

サークル正式始動から半年経過して

昨年9月のサークル正式始動（初リアル企画：モモを食べに行こう）から半年が経過しました。
その間、多くのイベントができ、多くの方と出会うことができました。
率直に言って良いご縁に恵まれ、ここまでは本当に順調なスタートだと思っています。
いや、正確には当初思い描いていたことが想定より早いペースで実現できています。
関わってくださっている方々には感謝しております。

一方で、悩んだ上で当初より方向性を変えたことがあります。
それは、参加人数と参加費用です。

初めから参加されていた方の中には、口に出さずとも戸惑いを感じた方もいるかもしれませんので、私なりの説明をここでしておきたいと思います。

▶︎ 方向性転換❶ 参加人数

当初は、6名定員にこだわってスタートしました。
6名の場合、参加者同士の距離が近く、ほぼ全員が全員とお話しできるためです。
8名になると4:4に分かれ、そのときから全員が全員とお話しできなくなります。

ただ6名設定で直前キャンセルがあると、4,5名となり、「減った感」があります。
また、ありがたいことに 6名定員だと 割とすぐに埋まるようになりました。
そこで途中から 8名 を基準とすることとしました。
８名でも、なんとか自己紹介を全員でまわすことはでき、お互いを認識できます。

ただ12月頃から8名でも埋まるようになり、実験で10名、12名と増やしてみました。
1ヶ月にできる企画数に限度がある以上、人数を増やさないと限界となっていたためです。
人が増えても原則は席替えはせず、各テーブルに気を配って話が進んでいるかを確認するようにしました。
その結果、やはり全員が全員と話すことは必ずしも必要なことではないと確信しました。

そもそも当会が目指すのは、「たくさんの友達づくり」ではなく、一部でいいから 「一緒に旅できるような深い友達づくり」です。
そこで、座った座席の周囲のメンバーとしっかり話せて、楽しい場であることを優先したいと考えました。
ありがたいことにその頃には参加者の半数以上はリピートの方（過去参加者）となり、初参加の方へのフォローをしっかりと行うことで、大人数でも成り立つようになりました。

ということで、最近は途中段階でリピートの方が多い場合には、16名程度までは増やす可能性があります。
繰り返しになりますが、16名の場合でも、自分以外の15名と必ずしも話す必要はありません。
8名のグループが2つある、もしくは 6名のグループが3つあるだけで少人数会と変わらないんだと思っていただければと思います。
そして同じテーブルになったメンバーと話をして、自身の次の旅を見つけていただければ嬉しいです。

▶︎ 方向性転換❷ 参加費用

当初は、無料にこだわってスタートしました。
企画を通じて親しくなる人からお金をいただくことに抵抗があり、10年前に旅企画を始めた頃から「無料」にこだわっていました。
なので、つなげーとの他サークルに参加して「企画者がお金をとる」ということ自体に初めはカルチャーショックを覚えました。

（批判ではないです、私のそれまでのこだわりと違っただけです）

なお、リピーター優先の方針を進めるにあたって途中からリピート無料、新規有料（250円程度）に改めました。
ただいずれにしてもほとんど利益をとらないという方針には変化なし。
一部の方からは、準備時間分、ちゃんと利益とっていいよ、とったほうがいいよ、というお声もいただきましたが、
企画は「趣味」でやっており、趣味に時間をかけることは普通のことであり、その対価を求めるつもりはありませんでした。

ただし、いくつかの理由により最近は、追加でもう少し費用をいただくようになっています。
企画によってですが、リピートで200〜500円程度、初参加で500〜800円程度です（当日の食事料金分は別として）。

背景となる理由を記載いたします。

・理由❶　参加者のキャンセル対策費
　様々な人がいるつなげーとでは、どうしても参加者のキャンセルリスクがあります。
　当会でも当日キャンセルは複数回あり、当日無断キャンセルも1回ありました。
　幸い、お店の人の好意で、これまでキャンセル料金がまるまるかかったことはありませんが、それはお店の好意であり、本来ならば企画者の支払いになる恐れがありました。
　もちろんキャンセル費用については本来は本人に請求できるものですが、そもそも「初参加で無断キャンセル」なんて人が後で支払っていただけるかというと厳しいものがあります。
　また、つなーげーとの規定で、PayPayリンクをメッセージで送り合うことは禁止されており、請求する手順もややこしいところがあります。
　よって企画を進める以上、「キャンセル対策費」というのは積み立てておく必要があります。



・理由❷　設備等投資費
　これまでかかった設備は、プリンター、インク、一部消耗品くらいですが、それでも合計2万円くらいにはなっています。
　また、今後花見企画など新しい企画をしようと思った際は、用意しておきたいものがいくつも浮かびますし、すでに一部購入済みです。
　それらを購入するための費用として積立をしておきたいと思います。

・理由❸　積極的な企画にあたっての予備費
　今後はより様々な企画をしていこうと思っていますが、企画によっては事前にある程度の人数分の有料予約・先の支払いが必要になったりします。
　その際、埋まらなかったらどうしよう・・・とつい弱気になって躊躇していまいます。
　参加者に対して、「埋まらなかったから1人あたりの料金増やします」なんて言いたくないですし。
　ただ予備費があれば、もし埋まらなくてもそこから支払えると思うと、積極的な企画展開がしやすくなります。

　また、雨天等で企画が中止となった場合のキャンセル費用も予備費をあてられます。
　例えば、今回、ホーリー祭が中止となり、事前に予約していた近隣のイベントスペースについてキャンセル費用が発生しました。
　これも、予備費から支払わせていただきます（現状は、その額まで積み立てられていないですが）

・理由❹　つなげーと方針 および 手数料
　今年1月からつなげーと規則が代わり、無料企画がなくなり、最低500円かかるようになりました。
　これはつなげーとの500円以上の企画とした上で、その価値のある企画として欲しいというメッセージと受け止めています。
　また、お支払いいただいた費用を企画者がうけとるには、手数料が8%かかりますので、その分は上乗せも必要となります。

・理由❺ 今後のコラボ企画展開に向けて
　これまでは（一部メンバーにサポートもいただきながら） 　私一人が企画者として進めてきました。
　しかし、アイディア源泉 および 時間的制約 からそろそろ限界を迎えています。
　なので今後はコラボ企画として他のメンバーも積極的に巻き込んでいきたいと考えていますが、その際、若干でも金銭的フィードバックもできたらと考えています。
　そのためにも、少額ながらもお金が残る設定 を標準にしておきたいと考えます。

まとめ

何も知らないと、最近、このサークルも、1回あたりの人を増やして、費用もあげて、なんか調子に乗っているのでは？ 利益目的なのでは？なんて思われるかもしれません。

でも記載した通り、
・参加人数：リピートの方のフォローがあることを前提で引き続き枠を拡げる
・参加費用：これまでが手出し（言うなれば赤字）であり、今後は手出しをなく＆積み立てをする

という方針になります。

ここまで読まれる方はほとんどいないとは思いますが、もしご覧いただいている方がいらっしゃるとしたら、背景にはこんな想いと葛藤があったことを共有できたならば嬉しく思います。

それでは、これからもよろしくお願いします。