PDCAの正しい回し方について
PDCAのワークショップを朝活で開催している中で、述べ40人くらいに対してPDCAの回し方について指導をしてきた(ちなみに、会の中ではPDCAの中でPの計画について設定するようにしている）。
タイトルにリクルート式っていうことを書いてある通り、30分という短い時間ながらも行動を実際に起こせるレベルまでブレイクダウンをしていくようにアドバイスをしている(つもりだ）が、最初参加する人は今まで経験がないせいか中々イメージがつきづらいということが起こったりする。
そこで今回の記事の目的としてはすでにブログをフォローして頂いている肩に向けてということもあるが、初めてPDCAのワークショップに参加する方に対してどんな感じで進めていくか？ということを知ってもらいたいと思って今回の記事を執筆することにした。
もしこちらを読んで興味がある人は実践してみるといいと思う。
KGIとゴールの関係性について
まず全体像として、PDCAにおけるPの部分はこのような構成要素となっている。
このようにゴールと現状にはギャップが存在していて、それを埋めるのがKPIだ。そして、KPIを達成するためには具体的なアクションである打ち手を出していくことが必要になってくる。
その中で最初にぶつかるところがゴールとKGIの関係について。
KGI＝Key Goal Indicatorの略でゴールを達成するための重要な指標だ。
指標というからには具体的でかつ定量的であることが必要なのだが、ゴール＝KGIではないということが大きな注意点だ。
例えば6月のテニスの大会で優勝するというゴールを作った人が、KGIを大会の試合で全勝するというKGIを作ったとする。
そうするとゴール＝KGIの関係になってしまうので、正しい設定とは言えない。あくまで達成するための指標になるものなので、この場合は最初の試合で勝つというKGIにするか、あるいはゴールを、テニスを通じて世の中を元気にする！という風に変更することが大事だと思う。
課題はKGIと現状のギャップについてを書く
次に課題についてだが、これに関してはそこまで難しくない。自分が設定したKGIと現状になぜギャップが存在するか？ということを書けばよいのだから。
ただ、たまにKGIと現状のギャップを想定して考えないといけないものなのに、それを無視した課題を考える人がいるので、その点については注意しておきたい。
例えばKGIではTOEICで800点取るということで、現状が650点の人が課題は何か？と考えた時に、試験に申込していないという課題を上げる人がいるけど、これはKGIと現状にギャップが生まれている要因ではない。
また課題として思ったことがいずれ解決できるものだった場合も「課題」にはならない。
例えばまだテストまで日にちがあるっていう課題を挙げる人がいるけど、それはいずれ時がくるから解決できるやん！？みたいな感じだ。
KPIの設定が一番難しい！！！
次に設定することのがKPIだ。正直、これが一番難しい。
それ以外は1回説明したら大体みんな理解できるのだが、KPIは何回やっても中々身に着けることが大変な作業になる。
まずKPIとは何か？ということなのだが、これは課題を数値化して理想的な状態になっているものだ。
ちなみにKPIを達成することができればKGIも達成できるはずである。なぜなら、KPIは、KGIと現状のギャップ、つまり課題を数値化したものなので、KPIを達成すること＝課題を克服すること＝KGIを達成することにつながるからだ。
逆に言えばKPIを達成できてもKGIを達成することができないということはKPIの設定の方法が間違っているか、課題の抽出が間違っているかのいずれかである。
またよくありがちなのがKPIを設定するフェーズの時に解決策を書いてしまうケース。例えば課題が単語が覚えられないというものに対して、KPIを「字幕の映画をみる」というものにしてしまったする。
これは単語を覚えるための解決策になるのでKPIとは言えない。あくまで「状態」というものになってくるのでこの点についてはすごく意識をすることが大事だ。
ちなみになぜ課題を数値化してKPIとして設定するか？というと、振り返った時に自分の達成度合いを可視化するためである。これを設定しないまま、アクションを起こしてしまうと、振り返った時に自分は果たして課題を解決できたか？ということがわからない。
なので、それを数値化して、より達成に対して厳格に数値管理することが大事でそのためのKPIなのである。その点についてしっかりと認識しておくことが大事だ。
打ち手はKPIを達成するための具体的なアクション
最後に打ち手に関しては、KPIを達成するために日々何をするか？という具体的な行動になってくる。
その時に大事なことは「打ち手」はKPIを達成するための行動なので、それをやってもKPIが達成されないのであれば、正しい打ち手とは言えない。
またその打ち手もカレンダーにOO日にやる！っていうくらい粒度を細かくしないと絶対に行動しないので、具体的であるかどうか？ということも大事だ。
Pをしっかりできても行動しないと意味がないよ！！
というのがPDCAの「P」の部分についての正しい回し方になる。
何度も言うが、今回は計画の部分しか解説していないし朝活でもそこしか時間を作っていないので、最終的にはやるかどうかはあなた次第だ。
多くの人は計画を立てて終わってしまう。
でも実際に大事なのは行動だ。もししっかりと正しいPDCAで行動を取れるようになれば確実に目標を達成できるようになると思う。それなのでぜひともこの点を意識して日々の仕事に取り組んでもらいたいと思っている。
