【交流会】イベントを成功させた7つの秘訣｜つなげーとスタッフが実践！開催レポート

つなげーとは、誰でも無料で簡単にサークルを作れ、どの地域からでも参加できるアプリです。全国で趣味や興味の合う人どうしが出会える交流の場を提供しています。
今回は、つなげーとで活動している多くのイベントプランナー方と同様に、つなげーとのスタッフ（担当3名）の主催で「ヨガイベント」の交流会を開催しました。

会場にはインスタグラムのヘビーユーザーで、ヨガに興味のある方々に集まっていただきました！

この記事では、つなげーとのスタッフが「ヨガイベント」の交流会を成功させるにあたって、準備の段階で気を付けたポイントや、思わぬトラブルにみまわれた際に行ったこと、交流会当日の流れなどをご紹介していきます。現役イベントプランナーや、イベントプランナー候補のみなさんの参考になればと思います！

交流会実施STEP１．企画を練って準備

「ヨガイベント」交流会の企画は、イベント日の1.5ヶ月前ぐらいにはじめました。下記の内容を、3人の担当者が3〜5回のミーティングを通して決めていきました。

・交流会のコンセプト※今回はヨガを起点に集まるにコンセプトに決定
・会場のサイズ
・日時
・交流会プログラム

❇ 企画準備ポイント❇

✔ 交流会に呼ぶターゲットを絞る

ターゲットを絞ることは極めて重要です。ターゲットがぼやけると、かえって集客に成功しません。
今回の交流会で集客をするにあたり、ターゲットをヨガに絞りました。よってインスタグラマーで、ヨガやフィットネスが好きな方限定でお声がけをすることになりました。

もし今回、ヨガではなく「体を動かすこと全般が好きな人」の交流会にしていたら、交流会の集客も魅力も半減していたことでしょう。

✔ 実際に使うものを早めに準備

イベント中、スクリーンに投影するスライド画像などの実際に使うものを、早めに準備するのもコツです。事前にイベントで使う実物が目に見えることで、イベントの解像度が上がります。

✔ 運営メンバーは3人ぐらいがベスト

やはり3人ぐらいの運営メンバーがいると、アイディアも出し合えるし、それぞれの強みが生かせます。イベントのクオリティも高くなると思います。

今回の運営メンバー3名のうちの一人、Yさんは音楽系イベント事業のプロでもあり、MCも務めてくれて大変心強いメンバーでした。さらに会場の飾り付け、お菓子やドリンクの手配（ドリンクはスターバックスのコーヒー、お菓子は専門店で購入）まで、Yさんの手配によるものでした。

☻ 裏話 交流会前日のトラブル

実は、交流会の前日になって予定していた会場が使えないというトラブルに見舞われました☹

会場側の都合で、急遽会場を借りることができなくなったのです。

大急ぎで別の会場探しに奔走しましたが、関係者のみなさんのご協力で良さそうな会場を確保することができました☆

ただし、会場の事前の下見ができなかったこと（当日、借りる時間まで実際に会場が見れない状態）であったことはハラハラ・ドキドキでした。

今回の交流会では、更衣室（パーテーションで囲む程度の簡易なもの）の準備が必要だったのですが、パーテーションがあるのか、置けるのかなどは、実際に会場に入るまでわからないものです。

結果的になんとかなったのはラッキーだったと思います！

会場が急遽変わった代わりに、会場は余裕をもって交流会開始の5時間前から借りることにしました。最悪、更衣室等の手配ができなくても対応できるようにです。

交流会実施STEP2．交流会の会場づくり

つなげーとスタッフが借りた会場は、はじめはテーブルと椅子がたくさん並んでいる会議室のような場所でした。そのため、スタッフ3名でテーブルと椅子をどかして、ヨガイベントを行うのに適したスタイルに変えていきました。この資材等のレイアウトに約1時間を要しました。

✔ 交流会は「場づくり」が重要

イベントのコンセプトに合わせて丁寧に資材を並べたりすることは重要です。

「会場を温かみのある場所にしたいのか」
「スタイリッシュでクールな場所にしたいのか」

殺風景な会議室でも、ちょっとした置き物や飾り付けがあるだけで印象がガラッと変わります。

今回はインスタグラマーを招くということもあり、ばえるフォトスポットとして「私の美を保つ秘訣」を小さなカードに書いてボードに貼るといったコーナーを作りました。期待通り、参加者のみなさんはボードの写真を撮ってインスタに上げてくださいました。

✔ BGMも交流会の雰囲気づくりに大事

マイクやプロジェクターなど、機器類の準備も怠りなく行いました。電子機器がトラブると焦ってしまうのです。
今回は、iPadのスピーカーからマイクで音を拾って流すという、アナログな形式でBGMを流すことにしました。会場の設営前からBGMを流すと、スタッフの気分も上がります♪

交流会実施STEP3．必要なモノの買い出し

会場の設営が終わり、参加者様の荷物置き場をどこにするか、ハンガーをどこに掛けるかなどの細かいことが決まったところで、買い出しです。

事前に予約しておいたスターバックスのコーヒーポットを取りに行き、専門店でお菓子を買い、ペットボトルのお水などを買って会場に戻りました。

交流会実施STEP4．交流会の進行

会場づくりと必要なモノが揃ったら、参加者様を招き入れます。
開場は交流会の開始時刻15分前とご案内していましたが、30分以上前とだいぶ早めにお越しになる参加者様がいらっしゃいました。

これもイベントのあるあるですね。そんな場合は言葉を交わしやすいので、むしろ参加者様と仲良くなるチャンスです♪

そして開場時間になると続々と参加者のみなさんがいらっしゃいましたので、受付をして更衣室へご案内しました。

お着換えを済まされた参加者のみなさんが会場に揃ったら、いよいよヨガイベントのスタートです！

イベント開始は、明確にわかりやすく、そして明るく爽やかにやりましょう。 ダラダラとメリハリなく始めると締まらないので、司会者がちゃんと声をかけることが大事です。

オープニングではイベントの趣旨や主催者の思いなどを、参加者のみなさんへちゃんと伝えましょう。 これもあまりダラダラせず、メインのテーマ（今回はヨガ）の実践へスムーズに入れるようなスピード感が大事なのです。

ヨガ体験は、Isariさんというプロのインストラクターがいい感じで進行してくださって、参加者のみなさんに気持ちよくヨガを楽しんでいただけました。

つなげーとは、参加者どうしの交流ができるところが特長です。
ヨガを約45分楽しんだ後、休憩タイムを挟んで交流タイム（お菓子やドリンクを楽しみながら交流する時間）を設けました。1テーブル5人ぐらいで、3テーブルに分かれておしゃべりの時間です。

みなさん、とても打ち解けて、笑顔が溢れていました。これも、ヨガという共通の趣味や目的を一緒に楽しんだ後のおしゃべりだったから打ち解けたのかもしれません!

楽しい時間はあっという間。記念写真など撮ってクロージングです。終わりの挨拶も、主催者がハッキリと端的に感謝の気持ちを参加者のみなさんへお伝えしましょう。ほどよい高揚感に包まれながら、イベントは終了しました。

交流会実施STEP5．アフターフォロー

イベント後、参加者のみなさんとメッセンジャーなどのオンライン上でもコミュニケーションを取ることが非常に重要です。 参加のお礼を伝えたり、雑談の続きをしたり、そういうやり取りが「また来たい」につながると思っています。

交流会まとめ

Web上では何万フォロワーもいるようなインスタグラマーでも、なかなかリアルに人と会う場を作るのは難しいようです。ヨガ+インスタグラマーという共通点がある十数名の参加者は、新鮮な体験をして楽しんでいただいたと思います。

☘交流会イベントを成功させる7つの秘訣 ☘
☑交流会イベントに呼ぶターゲットを絞る
☑実際に使うものを早めに準備
☑運営メンバーは3人ぐらいがベスト
☑イベントは「場づくり」が重要
☑イベント開始は明確にわかりやすく、明るく爽やかに行う
☑オープニングでイベントの趣旨、主催者の思いを参加者に伝える
☑イベント後は参加者へのアフターフォローが大事